Nya Arbetartidningen

Internethandeln stöts och blöts i massmedia. Men i skuggan av den diskussionen pågår en stark omvandling inom den offentliga sektorn: införande av elektronisk handel. Den kommer att leda till omfattande rationaliseringar och förändra arbetet för många offentliganställda.

I Sverige är den offentliga sektorn en mycket stor inköpare. Statliga organisationer, landsting och kommuner gör inköp till framför allt skola, vård och äldreomsorg. Förutom stora volymer av t.ex. livsmedel, energi och kontorsmaterial spänner inköpen över ett mycket brett fält av sällanköpsprodukter, som spik och skruv, dataprogram m.m., samt tjänster. Mycket stora delar av t.ex. gatuunderhåll och snöröjning köps in av externa entreprenörer, och även inom de "mjuka" sektorerna som vård och barnomsorg har antalet externa företag som utför tjänster åt den offentliga sektorn ökat starkt. Sammanlagt beräknas den offentliga sektorn köpa varor och tjänster för 305 miljarder kronor per år.

Den offentliga sektorn har under de senaste åren varit hårt pressad av den ekonomiska krisen – som minskat skatteunderlaget – och de direkta indragningar som gjorts från regeringens sida. Att spara pengar på billigare inköp är naturligtvis lockande. Varje procents besparing betyder en miljard i lägre kostnader.

Samtidigt utgör hanteringen av fakturor en mycket stor kostnad. Man har försökt beräkna kostnaden för varje faktura, med hänsyn till alla nödvändiga arbetsmoment. Den interne brevbäraren ska sortera brevet med fakturan i rätt fack i korridoren, någon ska sprätta upp kuvertet och ankomststämpla fakturan. Ytterligare någon ska registrera vilka konton fakturan ska belasta. Någon ska kolla att fakturan motsvarar det som köpts in och att priset är rätt. En chef ska titta på räkningen och attestera den för betalning, och ytterligare någon ska ombesörja utbetalningen. Man räknar med att denna hantering tar en à två timmar per faktura, till en kostnad av ungefär 200 kronor per timme. En medelstor kommun som t.ex. Luleå har omkring 130 000 fakturor per år att hantera ...

Toppledarforum

Mot denna bakgrund kom under våren 1995 Kommunförbundet, Landstingsförbundet och staten överens om att genomföra elektronisk handel. Ett organ vid namn Toppledarforum bildades för att driva igenom beslutet. Förutom billigare inköp och sänkta hanteringskostnaderna för fakturor hade man två mål. Det ena var att tvinga fram en datorisering bland små och medelstora företag som hade affärer ihop med det offentliga. Man såg det nämligen som ett problem för Sveriges internationella konkurrenskraft att många småföretag fortfarande saknade datorer och datakunskap. Det andra målet var att göra Sverige till ett föregångsland, framför allt inom EU, genom att snabbt driva fram en utveckling av den elektroniska handeln.

95 procent av handeln

Det mål som uppställdes våren 1995 då Toppledarforum bildades var ambitiöst: "95 % av den offentliga sektorns upphandlingar och inköp av frekventa varor och tjänster ska ske elektroniskt, samt 50 % av all annan upphandling före 1998 års utgång."

Elektronisk handel i Toppledarforums utformning innebär att man skapar en standard för handeln som alla aktörer tvingas anpassa sig till. Sedan lång tid har det funnits elektroniska handelslösningar från företag till företag, men dessa har sett olika ut från fall till fall. Nu skapar man en gemensam standard, SFTI (Simple Face to Industry), vilket gör att ett landsting kan handla sina pappersvaror från olika leverantörer men med samma teknik för fakturahanteringen. Vid köp av standardiserade produkter blir det också lätt att få bästa pris genom snabba prisjämförelser. Om handeln sker via Internet finns idag ingen standard, varken för beställning eller betalning, vilket var och en som provat har märkt.

Ett annat särdrag för elektronisk handel är de höga kraven på säker tvåvägskommunikation. Då ett skolkök beställer mat använder det ofta ett dataprogram som räknar ut åtgången av råvaror med utgångspunkt i matsedeln och det förväntade antalet portioner. Resultatet blir en beställning av råvaror, och om säljaren av någon anledning inte kan leverera är det avgörande för skolkökspersonalen att omedelbart få reda på detta så att alternativ kan tas fram.

Ett tredje särdrag är de högt ställda säkerhetskraven. För att en elektronisk faktura ska bli verklighet måste en hel del information lämnas ut från köparen till säljaren i beställningsögonblicket. Tanken är att inget papper ska produceras och att ingen människa ska behöva befatta sig med betalningen sedan mottagaren med en elektronisk signatur bekräftat mottagandet av den beställda varan.

Toppledarforums mål var högt 1995, men har ändrats och reviderats flera gånger. Idag har 70 % av Sveriges kommuner och landsting beslutat införa elektronisk handel. Nära hundra pilotprojekt är igång, främst i handeln med livsmedel och kontorsmaterial. Problemen är dock stora och arbetet tar tid. Förseningar har förekommit på alla nivåer. Mjukvarukonsortierna har inte levererat program i tid, vissa juridiska aspekter har inte lösts (idag måste en papperskopia sparas i tio år) och ute i den offentliga sektorn har varken kunskaper eller teknik räckt till. De tre konsortierna har satsat cirka 250 miljoner i utvecklingskostnader, men ordervärdet har än så länge bara kommit upp i 40 miljoner. Det finns också en vitt spridd uppfattning om att olika Internetlösningar kan vara bättre än Toppledarforums lösning.

Kraftiga rationaliseringar

Men bortsett från dessa problem kan man nog vara säker på att den utveckling som startats kommer att fortsätta under kommande år, vilket kommer att resultera i en mycket kraftig våg av rationaliseringar på administrativ nivå inom den offentliga sektorn. De offentliganställdas fackliga organisationer måste därför besluta sig för hur dessa rationaliseringar ska mötas. Det gäller också att bevaka att de pengar som frigörs genom rationaliseringarna verkligen kommer brukarna av den offentliga sektorn tillgodo. Behoven inom skola, vård och omsorg är stora och kommer att så förbli. Även efter valet, då vissa politiker har en tendens att glömma allt de lovat.

Björn Sundblad